Como gerenciar seu tempo

Se você é daqueles que está sempre dando desculpas e perdendo prazos, saiba que está boicotando seu próprio rendimento. Pessoas que por diversos motivos falham ao cumprir prazos ou realizar tarefas necessárias mais cedo ou mais tarde acabam sendo prejudicadas profissional ou pessoalmente por esse comportamento.
As razões desse não cumprimento de obrigações são várias: stress, excesso de atividades, preguiça, falta de comprometimento com o que se faz, irresponsabilidade. Naturalmente que chefes, patrões e professores poderão interpretar seus atrasos e descumprimento de obrigações de qualquer uma dessas formas, o que implica em que você poderá ser considerado irresponsável ou preguiçoso, mesmo que não seja esse o seu caso.Além da preguiça, falta de compromisso e mania de protelar tudo para a última hora, um dos fatores que mais contribuem para os atrasos é a sobrecarga de atividades e o que conduz a isso é uma visão pouco realista de seu tempo ou falta de habilidade para administrar o tempo que tem. Nem sempre a pessoa que sente-se sobrecarregada está com inúmeras tarefas, apenas não sabe como administrá-las e acaba incorrendo no erro de (como dizia minha avó) despir um santo para vestir outro.

Deixando prazos estourarem você acaba tendo que escolher em que vai aplicar seu tempo e deixa atividades em aberto para sobreporem-se a outras que virão depois. Tudo isso é muito desgastante não só para você como também para quem está à sua volta e principalmente para pessoas cujo desempenho dependa do seu, que se veem de mãos atadas sem poder seguir em frente porque você simplesmente não fez a sua parte.

Se dar desculpas tornou-se um hábito que já está atrapalhando sua vida e criando situações desagradáveis, está mais do que na hora de organizar-se e começar a honrar seus prazos e obrigações. Antes de mais nada é necessário saber quais são suas atividades e é necessário botar tudo no papel.

Tenha a cada dia da semana uma folha em branco e vá anotando todas as suas atividades naquele dia. Marque horário de início e fim de cada atividade e tempo de duração. A cada dia da semana preencha uma folha e leve também uma folha adicional para as atividades que não são semanais, como ir ao barbeiro, lavar o carro, etc.

Ao final da semana você já terá uma visão completa de tudo o que realmente consome seu tempo durante a semana. Você anotou todas as suas atividades e agora deve estabelecer:

a) Níveis de prioridade
Anote o número (1) ao lado daquelas atividades que são imprescindíveis em sua vida, como trabalhar, comer, tomar banho, etc. Com a folha onde você anotou o tempo gasto para executar essas atividades você tem agora uma visão realista de quanto tempo gasta em cada uma delas.

Anote número (2) ao lado das atividades importantes, aquelas que você não vai morrer se não fizer, mas que de alguma forma lhe trazem algum benefício, presente ou futuro.

Depois anote o número (3) ao lado das atividades que não são necessárias e que não fariam tanta diferença se você não fizesse ou que outra pessoa poderia fazer em seu lugar sem prejudicar a ninguém.

b) Depois de anotar o nível de prioridade de cada tarefa, pegue agora 3 canetas, marque com um “x” vermelho aquelas que não gosta de fazer; com um “?” preto o que é indiferente, tanto faz, não gosta e nem desgosta; com um “OK” azul ou verde aquelas que você gosta.

Depois de tudo anotado, fica a questão: olhando friamente seu cronograma, você não tem tempo mesmo ou está administrando mal o tempo que tem? Será que não dá para ler o jornal que lê toda manhã na mesa do café da manhã durante a viagem de metrô para o serviço? Será que 1 hora na frente da TV antes do jantar não poderiam ser substituídos por alguma outra daquelas atividades que desempenha depois do jantar e que o fazem ficar até mais tarde acordado, levantando já cansado e sem disposição no dia seguinte?

E depois: você anotou tudo em seu cronograma? A ida ao supermercado? As conversas ao telefone? Se não anotou alguma coisa, refaça a lista!

c)Agora vem a pior (mas a mais efetiva) parte. Seu tempo está agora literalmente em suas mãos e quem decide o que vai fazer com ele é você. Olhe para suas atividades: as que você marcou que não gosta e que não são importantes, por que não delegar para outra pessoa ou riscar definitivamente da lista? Para que fazer algo que não gosta e que nem é tão importante assim? A vida é curta, não é mesmo?

Em segundo lugar, há aquelas que são importantes ou imprescindíveis, mas será que estão adequadas ao tempo que você tem? 40 minutos no banho quando há tarefa para fazer ou algo para estudar? Tsh, tsh. Melhor repensar isso. Que tal reduzir esse tempo para 20 minutos? Você não tem idéia do que se pode fazer e quanto tempo “sobra” quando começamos a ver onde o “perdemos”. No ponto do ônibus, na fila do supermercado, no metrô. Em frente à TV, jogando conversa fora no telefone. Não que você não possa fazer nada disso, mas será que pode se dar a esse luxo? Isso quem decide é você, afinal o tempo é seu – ou não.

Antes de dizer – não tenho tempo – adeque suas atividades ao tempo que tem e verá que surgirão muitos “espaços” na sua agenda. Aliás agenda é imprescindível para gerenciar o seu tempo, se não tem uma ainda está na hora de comprar – e consultar sempre. Antes de aceitar uma nova obrigação, consulte-a para ver se não vai disputar o lugar de alguma outra coisa tão ou mais importante.

Seja realista ao assumir compromissos. Trabalhar 15 horas por dia em 3 empregos é uma solução para sobreviver. A outra é reduzir os gastos apertando o cinto, com mais dinheiro em caixa talvez não precise trabalhar tanto. Dessa forma, apagar a luz ao sair de um cômodo pode contribuir para ter mais tempo. Como? Você paga menos na conta de luz, então vai precisar trabalhar menos para pagar as contas. Se você trabalha muito porque precisa, talvez precise também organizar o seu orçamento ou repensar seu modo de vida.

Antes de terminar, dê mais uma olhada na sua lista e assegure-se de que há um espaço para você, para um hobby ou alguma coisa que reduza o stress, porque produzimos muito mais e melhor (portanto precisamos de menos tempo para isso) quando temos esse tipo de atividade. E lembre: depois de estabelecidas suas prioridades, não passe por cima delas, ou seja: nunca substitua uma atividade com nível 1 de prioridade por outra de nível 2, por exemplo. E se há duas de nível 1 disputando o mesmo horário, alguma coisa está muito errada.

Agora, essa é apenas para meditar: “peça algo a uma pessoa que não tem nada para fazer e ela com certeza não o fará; peça para alguém que está até o pescoço de atividades e essa pessoa na certa arrumará um tempo.” O segredo? É simples: a pessoa que tem muitas atividades já aprendeu como gerenciar seu tempo.

E por último, mas não menos importante:

QUEM QUER FAZ, QUEM NÃO QUER INVENTA UMA DESCULPA.

Espero ter ajudado.

Zailda Coirano

3 Comentários

  1. Bruno

    muito bom o post, só mesmo a fonte que deveria ser um pouco maior..
    sucesso pra ti..

    • Olá Bruno!
      Você tinha razão, já corrigi a fonte.
      Um abraço
      Zailda Coirano

  2. waldener

    Maravilhosa matéria… tudo o que eu estava precisando para orientar esta minha vida em completo desalinho.Adorei… vou começar neste instante, indo fazer exatamente o que a dias venho adiando com desculpas sem sentido.
    Grande abraço.

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